プレスリリースを報道機関に届ける際は、その内容と同じくらい「送付状」も重要です。
送付状は、情報を適切に伝えるための第一歩であり、相手との信頼関係を築くきっかけにもなります。

しかし、送付方法（メール・FAX・郵送）によって、書き方やマナーが異なるため、どう書けばよいか悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、送付方法ごとの送付状の書き方や、すぐに使える例文をご紹介します。初めてプレスリリースを送る方は、ぜひ参考にしてください。

まずは適切な送り方を調べる

プレスリリースを初めて送る際に、まず確認すべきなのが「どの手段で送るのが適切か」という点です。
一般的にはメールでの送付が主流ですが、業種や送り先によっては、FAXや郵送が好まれるケースもあります。

例えば、新聞社や地方メディアの中には、FAXでの受け取りを指定している場合もあるため、事前に相手先の公式サイトや媒体資料を確認することが重要です。

さらに、送付方法によって適した送付状（添え状）の書き方やマナーも異なります。
誤った手段を選ぶと、せっかくのプレスリリースが読まれずに終わってしまう可能性もあるため、まずは確実なリサーチから始めましょう。

プレスリリースの送り方

プレスリリースの送付方法には、主に「メール」「FAX」「郵送」の3つがあります。

それぞれにメリット・デメリットがあり、媒体によって適した手段が異なるため、受け手の好みに合わせることが何より重要です。

近年はメールでの送付が主流となっていますが、業界や地域によっては、FAXや郵送が今でも利用されているケースがあります。

ここでは、各送付方法の特徴や例文を詳しくご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

メール編

メールでプレスリリースを送る場合、メール本文そのものが送付状の役割を果たします。

そのため、件名は簡潔かつ内容が一目で分かるようにし、本文では「どのような情報なのか」「なぜ送っているのか」を要約して伝えましょう。

なお、プレスリリース本体は、PDFやWord形式で添付するのが一般的です。
メールでの送付は、スピード感があり記録にも残るため、最も効率的な方法と言えるでしょう。

次の項目では、実際に使える「メールの例文」もご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

■メールの例文

FAX編

FAXでプレスリリースを送る際は、別紙で送付状を添えることをおすすめします。
一部では「送付状は不要」とする意見もありますが、いきなり本紙だけを送ると、丁寧さに欠ける印象を与えてしまう可能性があるため注意が必要です。

また、FAXは白黒印刷となるため、図や文字がつぶれて読みづらくなることがあります。
そのため、事前にテスト送信を行い、視認性を確認しておきましょう。

さらに、FAXは1枚ごとに相手に送信コストが発生するため、送付状を含めてA4用紙5枚以内に収めるのがマナーです。
資料が多い場合は要点を整理し、簡潔にまとめるよう心がけましょう。

郵送編

メールでのやり取りが主流の昨今、郵送でプレスリリースを送ることで、より丁寧な印象を与えられます。特に年配の記者やアナログな業界では、紙で届くプレスリリースが好まれることも珍しくありません。

郵送の際は、書類が折れないサイズの封筒を使い、プレスリリースの上に送付状を重ねて封入しましょう。

送り先の住所や宛名に間違いがないか事前にしっかり確認し、雨濡れを防ぐためクリアファイルに入れたり、封筒に「プレスリリース在中」と記載するなど、中身がわかる配慮も大切です。

また、プレスリリースは送付状を含めてA4用紙5枚以内にまとめ、過剰な量にならないよう心がけましょう。郵送は少々手間がかかりますが、こうした丁寧な対応が、より好印象につながります。

送付先がわからない場合

プレスリリースの送付先が不明な場合は、まずは焦らずに情報収集を行いましょう。
報道機関や媒体の公式サイトには、広報担当者や受付窓口の連絡先が掲載されていることが多いため、しっかり確認してください。

もし担当者の連絡先が見つからなければ、公式ホームページに記載されている代表番号に電話で問い合わせるのも有効です。

ただし、電話はあくまで送付方法を確認するためのものであり、プレスリリースの内容を長々と説明する場ではありません。
名乗りをきちんと伝え、要件を簡潔にまとめた上で、「どのように送ればよいか」を尋ねるにとどめましょう。こうした配慮が、メディア側との信頼関係構築の第一歩となります。

プレスリリースの送付状の書き方

送付状はプレスリリースを届ける際の印象を左右する大切な書類です。

相手に好印象を与え、内容をわかりやすく伝えるためにも、基本の構成やマナーをしっかり押さえておきましょう。

ここでは、送付状の書き方やポイントについて詳しく解説します。

メールで送る場合の書き方

メールでの送付状は、メール本文自体がその役割を担います。
件名は簡潔で内容がすぐに伝わるものにし、本文では「誰が」「何を」「なぜ送ったのか」をわかりやすくまとめることが大切です。

挨拶や自己紹介、プレスリリースの要点、問い合わせ先を丁寧に記載しましょう。
また、添付ファイルの有無も明記し、相手が混乱しないように配慮することもポイントです。

詳しくは前項の「メールの例文」を参考にしてください。

FAXや郵送で送る場合の書き方

FAXや郵送でプレスリリースを送る場合は、別紙で送付状を添えるのが基本です。
ここでは、FAX・郵送に適した送付状の書き方について解説します。

1.送付年月日

まず、送付状の右上には必ず「日付」を記載しましょう。
これは、プレスリリースがいつ発信されたものかを相手に明確に伝えるために欠かせません。
日付の表記は西暦・和暦どちらでも構いませんが、社内でルールを統一しておくと混乱がなく安心です。

■2.送付先（宛先）

次に左上に送付先の宛名を記載します。相手が個人の場合はフルネームに「様」を付け、社名や部署名とともに記載します。
一方で、不特定多数のメディアに向けて送る場合は「報道関係者各位」といった表現が一般的です。
このように、受け手に配慮した丁寧な宛名の書き方を心がけましょう。

3.差出人の情報

日付のすぐ下には、自社の情報を記載します。
会社名、部署名、担当者名の順に書くことで、誰からの文書なのかを一目で把握できるようにしましょう。
信頼性を高め、相手がスムーズに連絡できるよう、正確かつ丁寧に記載することが大切です。

4.タイトル

送付状の中央には、文書のタイトルを記載します。相手が一目で内容を理解できるよう、「〇〇のお知らせ」や「プレスリリースご送付の件」など、シンプルかつ要点を押さえた表現を使いましょう。
タイトルが長すぎると要点がぼやけてしまうため、簡潔にまとめるのがポイントです。

5.頭語と結語

ビジネス文書では、冒頭に「拝啓」や「謹啓」といった頭語を、末尾には「敬具」や「謹白」などの結語を添えるのが基本的なマナーです。

これらは口語で言えば「こんにちは」や「さようなら」にあたる表現で、本文にいきなり入らず、礼儀正しく始まり丁寧に締めくくることで、誠意がきちんと伝わります。
送付状も正式なビジネス文書のひとつですので、このような形式を押さえておくことが大切です。

6.挨拶文

頭語に続けて記載する挨拶文では、相手の健康や発展を気遣う表現を添えるのが基本です。
例えば、「ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます」や「平素より格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます」などがよく用いられます。

また、「盛夏の候」「晩秋の折」など、送付時期に合わせた時候の挨拶を冒頭に加えると、季節感のある自然な文調になります。
プレスリリースを送る時期に応じて適切な表現を選び、形式にとらわれすぎず、心のこもった丁寧な文面を意識しましょう。

7.本文

挨拶文の後には、プレスリリースの趣旨を簡潔に記載します。
例えば、「このたび弊社では〜」や「下記の通りご案内申し上げます」といった表現で本文を始め、伝えたいポイントをわかりやすくまとめることが大切です。
長過ぎる文章は避け、読み手がスムーズに理解できるよう心がけましょう。

8.記・以上

プレスリリースの概要や資料のポイントを箇条書きで示す際は、「記」という語から始めて内容を整理し、最後に「以上」で締めくくるのが一般的です。

なお、この形式は文書が1枚で完結する場合に用いられます。
もし資料が複数ページに及ぶ場合は、「別紙参照」などの補足を添えると、受け手にとってわかりやすく親切です。

9.連絡先

最後に問い合わせ先として差出人の連絡先情報を明確に記載しましょう。
会社名や部署名、担当者名に加え、電話番号やメールアドレスも必ず記入してください。
報道関係者からの問い合わせがスムーズに届くよう、わかりやすく整理することが大切です。

まとめ

今回は送付方法（メール・FAX・郵送）ごとの送付状の書き方や、すぐに活用できる例文などをご紹介しました。

プレスリリースの送付状は単なる添え状ではなく、相手に正確な情報を伝え、信頼関係を築くための重要なツールです。

送付方法に応じた適切な書き方やマナーを理解し、丁寧に作成することで、プレスリリースの効果をより高めることができます。

本記事でご紹介した例文やポイントを参考に、ぜひ成果につながるプレスリリース作成にお役立てください。