プレスリリースを作成する際、内容やタイトルに注目しがちですが、意外と見落とされやすいのが「お問い合わせ先」です。

広報活動の目的は、報道機関に正確な情報を届け、興味を持ってもらい、取材や掲載へとつなげることにあります。
そのためには、記者や編集者がすぐに連絡を取れる体制を整えておくことが不可欠です。

本記事では、プレスリリースの効果を最大限に引き出すために、お問い合わせ先の重要性と、記載すべき具体的な情報について詳しく解説します。

お問い合わせ先を記載する重要性は？

プレスリリースにお問い合わせ先を記載することは、情報を一方的に伝えるだけでなく、その後の反応を得るためにも不可欠な要素です。

お問い合わせや取材の依頼は、記者や読者からの重要なアクションですが、明確な連絡先がなければ機会損失につながる可能性があります。

こうした事態を避けるため、電話番号やお問い合わせフォーム、メールアドレスなどを記載し、信頼性と対応力の高さをアピールすることが大切です。

実際の掲載や取材につなげるためにも、問い合わせ先は丁寧に記載することを心がけましょう。

お問い合わせ先で書いておくべき内容

プレスリリースに記載するお問い合わせ先は、単なる連絡先情報ではなく、記者や読者との重要な接点となります。

適切な連絡先が明示されていなければ、取材依頼や質問の機会を逃してしまうこともあるため、注意が必要です。

ここでは、プレスリリースに記載すべき問い合わせ先の内容について解説します。

お問い合わせ先で記載する内容の例文

お問い合わせ先に記載すべき主な内容は、企業名・担当者名・電話番号・メールアドレス・受付時間です。
可能であれば、お問い合わせフォームも掲載しましょう。

ぜひ、下記の例文も参考にしてください。

お問い合わせ先を記載する場所は？

お問い合わせ先は、一般的にプレスリリースの最後に記載するのが基本です。
本文を読んだ記者や読者がすぐにアクションを起こせるよう、分かりやすく目立つ場所に設置しましょう。

なお、メディア向けとカスタマー向けでは適切な記載方法が異なるため、以下の項目を参考にしてください。

メディア向けのお問い合わせ先の場合

メディア向けのお問い合わせ先は、不特定多数に公開するのではなく、限定公開機能を活用して記載するのが効果的です。

例えば、プレスリリース配信サービスの「メディア向け追加情報」欄に記載すれば、必要な相手にのみ情報を届けることができます。

最近ではメールアドレスのみを記載するケースもありますが、スピード感が求められるテレビや報道メディアからのお問い合わせに備えて、電話番号の記載は必須です。

可能であれば、固定電話に加え、担当者の社用携帯番号も記載しておくと、迅速な対応が可能になり、相手からの信頼にもつながります。

また、お問い合わせ窓口を一般公開してしまうと、本来メディア向けの連絡先に、一般消費者からの問い合わせやスパムが紛れ込む恐れもあります。

重要な連絡を確実に受け取るためにも、メディア関係者に限定した情報公開を心がけましょう。

カスタマー向けのお問い合わせ先の場合

カスタマー向けのお問い合わせ先は、通常通り、プレスリリース本文の最後に記載しましょう。

カスタマーセンターやサポート窓口がある場合は、その連絡先を明記しておくことで、読者に安心感を与えることができます。

特に商品やサービスに関する質問が想定される場合は、適切な窓口を示しておくことで、スムーズな対応につながります。

お問い合わせ先を記載する際の注意点

プレスリリースに記載するお問い合わせ先には、ただ情報を載せればよいわけではありません。

記載ミスや不正確な情報があると、お問い合わせ対応に支障をきたすだけでなく、企業の信頼を損なう恐れもあるため注意が必要です。

ここでは、お問い合わせ先を記載する際の注意点を解説します。

掲載情報に誤りがないか確認する

担当者名、電話番号、メールアドレス、受付時間などの基本的な連絡先情報に誤りがないかを確認し、常に最新の状態を保つことが大切です。

特に人事異動や部署の変更があった場合には、古い情報がそのまま残っていないか、定期的に見直すようにしましょう。

誤った情報が掲載されていると、連絡がスムーズに取れず、せっかくの取材や問い合わせの機会を逃してしまう可能性があるため注意が必要です。

複数の連絡手段を記載する

電話やメールだけでなく、お問い合わせフォームや担当者直通の携帯電話番号など、複数の連絡先を用意しておくことで、問い合わせしやすい環境を整えることができます。

連絡手段の選択肢が多いほど、記者や読者が自身に合った方法でコンタクトを取りやすくなり、対応のスピード向上や機会損失の防止にもつながります。

また、緊急時の連絡に備えて、対応可能な時間帯を明記しておくと親切です。

専用の窓口を用意する

お問い合わせが集中する可能性がある場合は、専用の窓口や対応チームを設けることで、対応の質とスピードを向上させることができます。

これにより、返信の遅れや対応ミスといったトラブルの防止にもつながります。

例えば、メディア向けとカスタマー向けで窓口を分けることで、それぞれに適した対応がしやすくなり、やり取りがよりスムーズになります。

まとめ

今回は、プレスリリースに掲載するお問い合わせ先の重要性と、記載すべき具体的な情報、注意点について解説しました。

お問い合わせ先は、プレスリリースにおいて欠かすことのできない要素です。
本文でどれほど魅力的な内容を伝えていても、連絡手段が不十分であれば、貴重なチャンスを逃してしまう可能性があります。

そのため、電話番号やメールアドレス、お問い合わせフォームなど、複数の連絡手段を用意し、正確かつ最新の情報を記載することが大切です。

適切に整えられたお問い合わせ窓口は、プレスリリースの効果を高めるだけでなく、メディアや読者との信頼関係を築く上でも重要な役割を果たします。

ぜひ本記事の内容を参考に、今後のプレスリリース作成にお役立てください。