プレスリリースを配信した後、メディアに掲載されることは、企業にとって非常に嬉しい出来事です。
しかし、そのまま放置してしまうのは望ましくありません。

掲載してくれたメディアに対して感謝の気持ちを込めたお礼メールを送ることは、今後の関係構築や信頼の獲得において重要なポイントとなります。

とはいえ、「どのタイミングで、どのような内容のメールを送ればよいのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、プレスリリース掲載後に送るお礼メールの必要性や、好印象を与える書き方、すぐに使える例文などを詳しく解説します。

メディア掲載後のお礼メールは必要？

プレスリリースがメディアに取り上げられた後、お礼メールを送ることは非常に重要です。
ここでは、その重要性について詳しく解説します。

次回もメディア掲載につなげるために重要

お礼メールは、単に感謝の気持ちを伝えるだけでなく、次回の掲載や取材機会を呼び込む重要な手段です。

適切なタイミングで送ることで、メディアに信頼され、円滑な関係を築くことができます。
その結果、次回の掲載につながる可能性が高くなるでしょう。

企業・ブランドイメージの強化につながるので重要

お礼メールは、企業やブランドのイメージを強化するためにも非常に効果的です。

感謝の気持ちを丁寧に伝えることで、メディアに対して信頼感を与え、プロフェッショナルな印象を残せます。

特に新しいメディアとの関係構築においては、最初の印象を良好に保つことで、企業やブランドの価値を高められるでしょう。

メディアとの継続的な関係構築のために重要

メディア掲載後にお礼メールを送ることは、長期的な関係構築において欠かせません。
メディアとの継続的なやり取りは、企業にとって非常に有益です。

円滑で良好なコミュニケーションを通じて信頼関係が深まることで、取材の機会や記事掲載のチャンスが増え、企業の認知度や信頼性も向上します。

お礼メールを送るタイミングはいつ？

お礼メールは、記事公開後できるだけ早いタイミングで送ることが理想です。

迅速に感謝を伝えることで、企業が積極的に対応しているという印象を与え、メディアに好印象を残しやすくなります。

掲載後すぐに感謝の気持ちを示すことで、記者や編集者の記憶に残り、次回の取材や掲載候補に繋がる可能性も高まるでしょう。

逆に、掲載から数日以上経過してからのお礼メールは遅すぎる印象を与え、誠意が欠けていると受け取られることがあるため注意が必要です。

また、お礼メールの送信時間帯にも気をつけましょう。

記者や編集者の勤務時間内に送ると効果的ですが、深夜や休日に送るとメールが埋もれ、読まれない可能性が高くなるため、相手の業務時間に合わせて送るのが望ましいです。

お礼メールを送る際の5つのポイント

ここまでは、メディア掲載後にお礼メールを送ることの重要性について解説してきました。

しかし、実際にお礼メールを送ろうと考えている方の中には、どのような点に気をつけるべきか悩むこともあるでしょう。

そこで、ここではお礼メールを送る際に押さえておくべき5つのポイントについて解説します。

メディア掲載直後にすぐ送る

前項でも触れていますが、お礼メールは掲載後できるだけ早く送ることが重要です。

記事が公開された後、すぐに感謝の気持ちを伝えることで、メディア担当者に好印象を与えることができます。

可能であれば、掲載から24時間以内にお礼メールを送ることが望ましいです。

簡潔でわかりやすい文章にする

お礼メールは長文にならないよう、簡潔でわかりやすい文章を心掛けることが大切です。
要点を押さえて、感謝の気持ちをストレートに伝えましょう。

長すぎる文章は、忙しいメディア担当者の負担になることがあるので、注意が必要です。
また、メールの件名は「メディア掲載のお礼」など、シンプルでわかりやすい表現を心掛けましょう。

具体的に感謝する

お礼メールでは、「掲載いただき、ありがとうございました」といった一言だけでなく、感謝の気持ちを具体的に表現することが大切です。

例えば、「弊社のサービスを魅力的に取り上げていただき、大変感謝しています」といったように、どの点に感謝しているのかを明確に伝えることで、相手に心のこもった印象を与えることができます。

さらに、「お忙しい中、弊社の特徴を丁寧に紹介していただき、心より感謝申し上げます」といった形で、相手が費やした時間や労力に対する感謝を伝えることも大切です。

このように、具体的で心のこもった感謝の言葉を選ぶことで、メディアとの良好な関係を築くことができ、次回の取材や掲載のチャンスにもつながるでしょう。

次につながる情報を盛り込む

お礼メールに次につながる情報を盛り込むことは、次回の取材や掲載機会を生むために効果的です。

感謝の気持ちを伝えることを中心にしつつ、今後の活動や新しい取り組みについて軽く触れておくことで、メディア担当者の記憶に残りやすくなります。

例えば、「今後は〇〇の新サービスを予定しており、こちらについてもご興味をお持ちいただけるかと思います」といった形で、次回のイベントや発表予定に触れると良いでしょう。

このように、情報提供をさりげなく行うことで、メディア側は次回取り上げるべきテーマを思い付くきっかけとなり、今後の関係構築がスムーズに進む可能性が高くなります。

掲載先の個別情報を入れる

お礼メールでは、掲載されたメディア名や担当記者・編集者の名前などの個別情報を記載することが非常に重要です。

例えば、「貴社の〇〇の記事を拝読しました」といった形で、具体的なメディア名や記事タイトルに触れることで、相手に対する敬意を示せます。

また、「〇〇様、先日はお忙しい中、弊社のサービスについて取り上げていただき、ありがとうございました」と担当者の名前を入れることで、相手は自分や自社がしっかりと認識されていると感じ、親近感を持ちやすくなります。

このような細やかな配慮が、今後の良好な関係構築につながる可能性が高いです。

お礼メールの書き方と例文をご紹介

お礼メールを、どのように書けばよいか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
ここでは、お礼メールの書き方と例文を解説しますので、ぜひ参考にしてください。

お礼メールの書き方・構成

①件名
担当者がすぐに内容を把握できるよう、簡潔でわかりやすい件名を心掛けましょう。
例：「〇〇の記事掲載に関するお礼」

②冒頭の挨拶
冒頭では担当者の名前を入れて挨拶をし、メディア側に敬意を示すことが大切です。
例：「〇〇様、いつもお世話になっております」

③掲載への感謝の言葉
具体的にどの部分に感謝しているかを、明確に伝えることがポイントです。
例：「〇〇の記事に取り上げていただき、誠にありがとうございました。弊社のサービスの特徴を丁寧にご紹介いただき、大変感謝しております」

④今後の情報について
感謝の気持ちを伝えた後、次につながる情報を盛り込みましょう。
例：「今後、〇〇の新サービスを予定しております。ご興味があればお知らせいただけますと幸いです」

⑤締めの言葉
最後は締めの言葉として、今後も良好な関係を築きたい旨を伝えましょう。
例：「今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます」

お礼メール例文

ここでは、具体的な例文をご紹介します。
以下のように、簡潔でわかりやすいメールを意識しましょう。

まとめ

今回はプレスリリース掲載後に送るお礼メールの重要性や、好印象を与える書き方、例文などを解説しました。

メディア掲載後のお礼メールは、感謝の気持ちを伝えるだけでなく、企業やブランドの信頼性を高め、今後の関係構築にも大いに役立ちます。

メールを送るタイミングや内容、具体的な感謝の伝え方を意識することで、より良い印象を与え、メディアとの関係を長期的に深めることができます。

お礼メールを作成する際には、ぜひ本記事を参考にしていただければ幸いです。